Ликбез для таксопарков: как не попасть на штраф при выборе кассы

Что случилось?

54-ФЗ обязывает с 1 июля все таксопарки использовать в расчетах с физлицами онлайн-кассы. В поправках к закону, которые были подписаны Президентом в июне 2019 г., есть пункт, по которому таксопарки могут использовать при расчетах одну удаленную кассу.

Как правильно выбрать кассу?

По состоянию на 20 июня 2019 года реестр онлайн-касс включает 168 моделей. Эти модели различаются по случаям их применения, что отображено в литерах, используемых в названии.

Кассы с литерой “ФА” - специализированные, их применяют при автоматических расчетах, в вендинговых аппаратах.

Кассы с литерой “ФС” применяют только для расчетов в сети интернет. Они не предполагают отправки чеков за наличную оплату, поэтому их используют только интернет-магазины.

Кассы с литерой “Ф”. Самый распространенный класс касс, они универсальны и подходят под любой вид платежей: наличный и безналичный расчет, в оффлайне и онлайне.

Что может случиться?

Вам предлагают недорогую облачную кассу. Вы ничего не подозревая, подписали договор, вносите ежемесячную плату за использование, пробиваете чеки за поездки. Причем и за оплаченные картой, и за расчет на месте наличными.

По сути вы не нарушаете закон. Ровно до тех пор, пока налоговая не решит пристально проверить ваши операции с кассовым аппаратом. И сам кассовый аппарат. И тут то и обнаружится, что вы выдавали чеки за расчет наличными с применением кассы, которая для этого не предназначается.

Если это случится, вам грозит штраф за нарушение порядка и условий применения кассы. Так написано в ч.4 ст 14.5 КоАП РФ. Штраф для должностных лиц составляет от 1500 до 3000 руб., для юридических лиц от 5000 до 10000 руб. С большой вероятностью инспектор потребует устранить причину нарушения, то есть поставить “правильную” кассу.

Почему вам могут предложить такую кассу?

Дело в том, что изначально функционал таких касс не предполагал наличие встроенного печатающего устройства. Опять же в силу того, что кассы применяются только при расчетах в сети Интернет. А значит, это кассы стоят заметно дешевле стандартной универсальной.

Кто-то на самом деле предлагает такие кассы таксопаркам?

Именно так. Мы нашли несколько ресурсов в Интернете, которые не чураются оказывать клиентам за деньги “медвежьи” услуги.

Как это обычно выглядит. На своем сайте компания описывает сценарий применения: касса в облаке, мобильный принтер у водителя. И в качестве решения предлагает использовать кассовый комплекс, с одной оговоркой, что в его названии присутствует литера ФС. Для неискушенного покупателя это мало о чем говорящие буквы, тем более, что цена отличная и горят сроки, надо соблюдать закон. Сделка заключена. С одним но, как только при использовании сервиса будет выбит чек за наличный расчет, факт нарушения закона состоялся.

Как избежать?

Чтобы не попасть в подобную ситуацию, проверяйте характеристики предлагаемой вам кассы в реестре касс, размещенном на сайте ФНС. В названии моделей обязательно присутствуют литеры. Запомните: вас интересует буква “Ф”, ну при условии, что планируется наличный расчет.

Альтернативный и более простой вариант - использовать облачный сервис МОБИКА. Его деятельность полностью соответствует 54-ФЗ. Для использования МОБИКа предлагает собственную разработку - универсальную облачную кассу Облако 1Ф, внесенную в реестр одобренной кассовой техники. 

Она подойдет для любых видов расчетов: наличного и безналичного.

Использование онлайн – кассы – обязательное требование ФЗ 54. Если организация откажется его выполнять, то налоговики наложат штраф в размере всей суммы сделки, совершенной без применение контрольно-кассовой техники. Повторное нарушение чревато приостановлением деятельности компании. Поэтому, чтобы таких проблем не возникло, нужно чтить Налоговый кодекс. Однако это решение будет стоить уйму денег, ведь ККТ стоит достаточно дорого. В зависимости от типа кассового аппарата, который нужно использовать, цена может варьироваться от 30 тысяч рублей за 1 единицу ККТ. А если в штате большое количество сотрудников, то и вовсе затраты увеличиваются в геометрической прогрессии. Ведь каждого работника, совершающего расчет, необходимо оснастить контрольно-кассовой техникой.

Ранее, для служб такси была доступна альтернатива – использование бланков строгой отчетности(БСО). Они считались аналогом чековой документацией, сформированной при помощи контрольно-кассовой техники. Однако сейчас для выдачи БСО также требуется использование соответствующего оборудования, напоминающего онлайн-кассу. Итог один – приобретать онлайн-кассу. Все-таки есть законный способ сэкономить на покупке ККТ – использование облачного сервиса МОБИКА. Суть такова, что при помощи программного обеспечения сотрудник задействует онлайн-кассу для формирования чека и отправки его на электронный адрес клиента, и на сервера ФНС  и для печати чека в автомобиле.

Такой способ стоит значительно дешевле и позволяет экономить значительную часть денег. Однако для приема платежей при помощи пластиковых карт придется приобретать POS терминал. Иначе служба такси потеряет значительную долю клиентов. Как правило, свыше 49% клиентов отдают предпочтение именно пластиковым картам. Отказ от использования такой ККТ сулит потерю популярности и как следствие – «смерть» службы такси на рынке.

Преимущества облачного сервиса в работе такси

Диспетчерские службы такси получают массу преимуществ от использования облачного сервиса. Первое и самое главное – экономия денег. Это особенно важно для тех служб такси, которые только начали свой путь на рынке и у которых каждая копейка на счету. Такси:

• экономит на оборудовании;
• экономит на обслуживании;

Согласно ФЗ-54 каждую единицу онлайн-кассы необходимо размещать непосредственно в автомобиле, в котором происходит перевозка. В итоге панель приборов дополнительно нагромождается еще и онлайн-кассой, занимая лишнее место. Облачное средство помогает избежать эту проблему. Все операции осуществляются при помощи смартфона и установленного на него программного-обеспечения. По факту, водитель использует контрольно-кассовую технику, но удаленно.

При этом службе такси не нужно тратить время на обслуживание контрольно-кассовой техники, приобретать доступ к ОФД, подключать фискальный накопитель, обновлять контрольно-кассовый аппарат. Эти действия выполняет компания, предоставляющая услуги облачного сервиса. А такси тем временем получает полный функционал онлайн-кассы со всеми средствами мониторинга деятельности компании.

• не нужно дополнительно обучать сотрудников;
• следит за правильностью эксплуатации касс;

Онлайн-касса требует некоторых знаний. Чтобы их получить, нужно каждого водителя обучить алгоритму использования контрольно-кассовых аппаратов. А это займет драгоценное время. С облачными сервисами дела обстоят несколько иначе. Задействуется интуитивно понятное приложение, использованию которому не нужно обучаться.

ПО устанавливается на смартфон или планшет водителя. Через него осуществляется прием денег за услугу, формируется чек. Электронная версия чекового документа отправляется клиенту на почту и на сервера Федеральной налоговой службы. Однако также обязательно выдать заказчику услуги перевозки печатную форму чека. Для этого придется докупить дополнительно приспособление, печатающие такую документацию. Стоимость устройства небольшая, в районе 5-10 тысяч рублей.

• облачный сервис предоставляет доступ к инфраструктуре онлайн-кассы;

Современные кассовые аппараты выполняют роль не только устройства для формирования расчета. ККТ предоставляет широкий инструментарий для мониторинга эффективности сотрудников, показывает коэффициент полезного действия каждого, кто задействует онлайн-кассу. Полученные данные можно использовать для различных целей. Например, информацию, полученную с ККТ, применяют для разработки персональных программ лояльности в такси.

Нередко, при помощи ККТ, организовывают различные бонусные программы, подсчитывают объем премии. Поэтому применение онлайн-кассы крайне эффективное не только для продуктового бизнеса, но и для служб такси(СТ).

Как и с курьерскими службами, есть нюанс использования для СТ. Если такси принимает оплату пластиковыми картами, то потребуется применение POS-терминала. Ни одно облачное средство не заменит эту ККТ. Однако также стоит понимать, что прием только наличной оплаты – весьма рискованное решение. В первую очередь, риск связан с тем, что возможен грабеж. Также расчет клиента займет достаточно много времени. Да и большинство заказчиков услуг перевозки предпочитает оплату именно картой – это очень удобно, ведь не нужно с собой носить наличные деньги.

Ответственность за отказ от выполнений требований ФНС

Безусловно, служба такси может и не использовать чековую документацию. Однако это разрешено не всем. От выдачи чеков освобождены таксопарки, работающие на ЕНВД или ПСН. Они обязаны выдавать клиенту БСО – бланки строгой отчетности. Но, как упоминалось выше, теперь для этой документацию также нужно использовать специальное оборудование.

Отказ от выполнения требований ФЗ 54 чреват административным взысканием в виде штрафа. При этом, объем равняется полной сумме сделки, совершенной без выдачи чека. Например, если такси обслужило клиента на сумму 60 тысяч рублей, но водитель забыл выдать чек. Тогда ФНС взыскает все деньги – 60 тысяч. В результате сотрудник остается без заработка, а таксопарк получает убытки.

С искренним уважением, Коллектив МОБИКА.