Плюсы и минусы использования облачных онлайн-касс

С 2017 года предприниматели, которые работают с наличным финансовым оборотом, обязаны ввести в рабочий процесс облачные онлайн-кассы. Оборудование выполняет прямые функции офлайн-оснащения, но имеет более широкий функционал – передача информации в режиме реального времени, формирование электронных чеков, сведение бизнес-процессов к нескольким простым манипуляциям. Статья расскажет о положительных и отрицательных сторонах использования облачных накопителей.

Преимущества использования онлайн-касс

Для предпринимателя использование онлайн-кассы – возможность облегчить ведение бизнеса. Владельцу не нужно тратить время на заполнение журналов, справок, актов и других документов, которые ранее были обязательны для ведения ИП. Закон ФЗ№54, действующий с 2017 года, не предусматривает регулярное использование бумажной документации – вся необходимая для государства информация передается через онлайн-оборудование. Дополнительные преимущества для малого и среднего бизнеса:

• меньше проверок налоговой инспекции. Во время работы предприятия аппарат в режиме реального времени регулярно передает сведения в государственные органы, благодаря чему ФНС может не проводить ежемесячные проверки. Это экономит нервы, личное время владельцев бизнеса;
• строгий контроль бизнес-процессов. Владелец может в любое время собрать необходимую информацию о сумме денег за рабочий день, проконтролировать работу сотрудников;
• возможность удаленно проанализировать возвраты, продажи, среднюю стоимость по чеку, узнать, какой товар популярнее, какими услугами пользуются чаще;
• для введения скидочных или накопительных карт, проведения акций, распродаж нужно приложить минимум усилий. Благодаря автоматизации процесса не требуется дополнительных затрат;
• упрощенное формирование заказов поставщикам, ведение складского учета;
• простое формирование бухгалтерской и налоговой отчетности. Онлайн-кассы легко интегрируются с обеспечением 1C, благодаря чему предприниматель сводит к минимуму затраты на ведение отчетной документации.

Использование предпринимателем онлайн-кассы имеет преимущества и для потребителей. Покупатель получает на свой электронный адрес, номер телефона необходимый документ (чек), подтверждающий факт покупки, предоставления услуги. Для потребителя снижается риск получить чек с недостоверной информацией. В случае утери бумажной документации для предъявления претензии покупатель может использовать электронную форму.

Для государственных органов использование облачных касс также имеет преимущества:

• повышение прозрачности бизнеса, легализация финансового оборота;
• своевременное получение аналитической информации о каждом предпринимателе;
• оборот бумажной документации сводится к минимуму. Отпадает необходимость в стандартных архивах, данные хранятся на накопителях;
• нет необходимости в регулярных проверках и инспекциях на частные предприятия.

Также для предпринимателей преимуществом использования облачной кассы является отсутствие необходимости покупки соответствующего оборудования. Владельцам бизнеса не нужно покупать офлайн-оборудование – обеспечение можно арендовать у соответствующих фирм. За ежемесячную абонентскую плату поставщики услуг проводят регулярное техническое обслуживание, проверку работоспособности сервиса, устраняют неполадки в любой промежуток дня или ночи, вне зависимости от рабочих часов предприятия.

Минусы использование облачных накопителей

К отрицательным моментам можно отнести расходы, связанные с модернизацией или переоборудованием уже имеющегося оснащения. Так как федеральный закон обязателен для всех, кроме некоторых экономических сфер, владельцу предприятия необходимо потратить средства на решение следующих моментов:

• покупка нового оборудования или переоснащение имеющегося. Некоторые модели стационарного оборудования не предназначены для подключения облачного хранилища, поэтому владельцу придется задуматься о покупке нового аппарата;
• подключение к интернету. Для нормальной работы хранилища требуется стабильное интернет соединение. В сельской местности и в некоторых поселках городского типа не всегда есть возможность подключиться к оператору;
• оплата услуг оператора фискальных данных. Стоимость сервиса может варьироваться в зависимости от региона, выбранного поставщика;
• затраты на обслуживание программного обеспечения. Данный пункт расходов актуален, если владелец имеет собственную онлайн-кассу. Периодически требуется привлекать специалиста для диагностики оснащения, выявления возможных неполадок;
• затраты на замену фискального накопителя. В зависимости от модели установленного оборудования, накопитель нужно менять раз в год или 36 месяцев.

Также к отрицательным сторонам можно отнести оформление некоторой бумажной документации. Владельцу не нужно заполнять журналы, акты или справки, но необходимо правильно вести и оформлять кассовую книгу, ордеры по расходу, приходу. Кроме того, требуется соотнести работу хранилища и все процессы в ведении бизнеса, связанные с финансами.