Правильное использование облачной кассы: регистрируем, настраиваем и выдаем чеки

Некоторые нюансы использования облачных касс

Условия исправного функционирования облачной кассы
Во-первых, обмен данными между центральной ККТ и кассами в смартфонах сотрудников компании-клиента осуществляется только по сети Интернет. Это удобно и выгодно, но иногда могут возникать перебои. Как следствие – невозможность рассчитать заказчика и выдать ему чек. Поэтому за подключением гаджетов к интернету нужно постоянно следить.

Во-вторых, облачный кассовый сервис – технология относительно новая, и если она поддерживается практически всеми современными смартфонами, то с  основной ККТ могут возникнуть проблемы: не все модели кассовых аппаратов совместимы с облачными сервисами. Это следует учитывать, если вы уже приобрели в собственность ККТ для размещения в дата-центре. Однако вы можете арендовать облачный кассовый сервис, и оператор сам предоставит вам доступ к подходящей технике. Аренда кассы также избавит вас от расходов на обслуживание программного обеспечения сервиса: это
необходимое условие поддержания исправности облачных касс выполнит за вас компания, которая предоставила Облако в ваше пользование.

Способы использования облачных касс и их регистрация
Как было сказано выше, вы можете не только приобрести кассовое
оборудование в полную собственность, но и арендовать его. Такой способ
использования облачного сервиса снимет с вас большую часть бумажной
волокиты, связанной с регистрацией центральной ККТ в ОФД и ФНС: вы
просто подпишете договор о сотрудничестве с компанией-поставщиком,
которая возьмет юридическую сторону вопроса на себя, а вы получите
доступ в личный кабинет, через который и будет осуществляться работа с
облачным сервисом.

Сама регистрация облачной кассы в ФНС сводится к следующим шагам:
- Получение квалифицированной электронной подписи (КЭП необходима для законного оформления документов).
- Выбор и поставщика и регистрация на его сайте.
- Оформление договора о сотрудничестве. Дальше всю работу проделывает арендодатель.
- Компания-поставщик регистрирует кассу в ФНС (для этого ей
понадобятся КЭП и договор с ОФД). Это сложный процесс, с которым трудно
справиться, если вы не обладаете соответствующими знаниями в юридической области.
- Подключение и настройка сервиса.

После соблюдения всех пунктов, вы можете приступать к использованию кассы, не нарушая Федерального закона №54.

О формировании фискальных чеков облачными кассами

Обязательная выдача чековой документации клиенту/покупателю –
основное требование ФЗ-54. Согласно предписаниям, как только чек
формируется, его необходимо направлять оператору фискальных данных. Если же по каким-либо причинам отправка не осуществилась или была задержана, финансовая операция посчитается незаконно произведенной. В этом случае организация будет вынуждена уплатить денежный штраф. Облачные онлайн-кассы отправляют чеки в ОФД автоматически. Опять же, подключение к интернету – главное условие выполнения этого действия.

В целом весь процесс формирования фискального чека облачной кассой выглядит следующим образом:
- Когда клиент оплачивает заказ/услугу через облачную кассу, запрос
отправляется на центральный кассовый аппарат, где он и обрабатывается.
- Формируется чек, данные записываются на фискальный накопитель.
- Дальше чек отправляется в ОФД, откуда он приходит в ФНС, а также на e-mail заказчика или на его мобильный номер в форме СМС.
- Одновременно чековый документ отправляется туда, где был сделан
запрос, т. е. на смартфон того сотрудника, который принимает оплату.
- На экране гаджета появляется QR-код. Его можно распечатать, однако это необязательно.

Фискальный накопитель – обязательный элемент кассы, который шифрует  и хранит поступающие на него данные. Его замену нужно осуществлять с периодичностью один раз в год (15мес) или три года (36мес). Если организация (например ПАТП) пробивает большое количество чеков в день, то замена ФН происходит по мере его заполнения - приблизительная емкость ФН равна 250 тыс. чеков. Иначе оборудование не сможет функционировать.
И еще один немаловажный нюанс: физическая замена фискального накопителя занимает примерно 10 мин., а перерегистрация в ФНС может занять и целый день. В это время ККТ не работает!

И не забывайте: для перерегистрации нового фискального накопителя будет нужен доступ в личный кабинет на сайте ФНС и действующая квалифицированная электронная подпись.

Товар добавлен в корзину
Оформить заказ

Смотрите также
от