Документы для ККТ: что должно находиться в машине

С вводом онлайн-касс в эксплуатацию существенно снизилось количество документов, которые заполнялись вручную. Акты, кассовые журналы, справочные отчеты и ряд других бумаг теперь формируется автоматически при помощи контрольно-кассовой техники. Эта документация отправляет на сервера Федеральной налоговой службы в автоматическом режиме.

Не нужно заполнять различные акты о зачислении и списании средств. Больше не нужно формировать и множество других документов. Это существенно облегчает ведение бухгалтерского учета продаж. Более того, службы такси также получают массу преимуществ в плане бухучета. Теперь вручную не нужно вести журнал, в котором отображается маршрут конкретного сотрудника. Вся информация формируется в автоматическом режиме при помощи контрольно-кассовой техники.

Однако использование онлайн-касс предполагает формирование новых документов, но опять-же таки это происходит автоматически. К нововведениям относится чек коррекции и чек с признаком «возврат прихода». Однако повторимся, формирование этой чековой документацию осуществляется за счет использовать контрольно-кассовой техники. Поэтому неудобств не возникнет. Чек коррекции пробивается в том случае, когда обнаруживается неучтенная выручка. Этот документ создается, если на торговой точке отключили свет и расчет производился вручную. Также чек коррекции используется и в диспетчерских службах такси, когда сел аккумулятор ККТ.

Также появилась такая документация, как:

• отчет об открытии и закрытии смены;
• отчет, уведомляющий о смене фискального накопителя;
• подтверждение оператора фискальных данных.

Новые документы необходимы для того, чтобы ФНС могла контролировать эксплуатацию онлайн-кассы. Это в свою очередь нужно для осуществления мониторинга уплаты налогов и для отслеживания степени соответствия деятельности Федеральному закону №54.

Какие документы сотрудник должен брать с собой

Как и ранее, таксист при выходе на маршрут должен получать путевой лист. Он подтверждает техническое состояние автомобиля, медицинскую пригодность сотрудника к работе. Также с собой работник диспетчерской службы такси должен брать лицензию на осуществление перевозок и права на вождения. Если эти документы не будут присутствовать, то сотрудники дорожно-транспортной службы будут вправе выписать штраф.

Некоторую документацию не нужно брать с собой. Она находится в главном офисе таксопарка. К таким документам относится журнал службы такси, в котором отображается информация о клиентах – место назначение и дальнейший маршрут перевозки, а также данные о сотруднике, который взял заказ на перевозку. Эта документация может быть сформирована как вручную, так и при помощи контрольно-кассовой техники.

Чем чревато несоблюдение ФЗ 54

Многие владельцы диспетчерских служб такси пытаются любым образом избежать приобретения контрольно-кассовой техники. Нередко, таксопарки не покупают ККТ и соответственно не предоставляют чековую документацию клиента. Это является грубейшим нарушением ФЗ 54. За несоблюдение норм предусматривается административная ответственность в виде штрафных санкций.

Однократное нарушение влечет за собой штраф от 10 тысяч рублей. Все последующие увеличивают объем штрафных санкций и увеличивают вероятность закрытия предприятия на неограниченный срок. Также невыдача чековой документации снижает лояльность клиентской базы:

• у заказчиков перевозок при помощи вашей организации возникает недоверие;
• клиенты становятся беззащитными – ведь в случае возникновения проблем с зачислением средств они не смогут доказать факт оплаты. Также отсутствие чека «развязывает» руки таксистам. Недобросовестные сотрудники могут обманывать клиента.

Неоднократное нарушение норм Федерального закона 54 провоцирует пристальное внимание налоговиков. Из-за того визиты налоговых инспекторов могут участиться, что соответственно скажется на продуктивности работы вашей диспетчерской службы такси. Это приведет к снижению востребованности вашего таксопарка, а высокая конкуренция, которой вы не сможете противостоять, подавит.

Также постоянный рост штрафов вследствие неоднократного нарушения ФЗ повлечет снижение прибыльности таксопарка. Для регулирования придется повышать стоимость услуг перевозки, а это непременно отрицательно скажется на востребованности таксопарка.

Как законно сэкономить на ФЗ 54

Есть способы, которые позволяют абсолютно легально экономить на ФЗ 54. Согласно закону, необходимо использовать контрольно-кассовую технику. Однако неважно в каком виде. Онлайн-кассу можно взять в аренду, экономя на обслуживании, обновлении кассового аппарата.

Другой способ – использование облачных сервисов. Эта методика наиболее эффективна так, как она обеспечивает еще большую экономию. Вместо стандартных кассовых аппаратов вы будете применять программное обеспечение. При помощи его сотрудники службы такси получают полноценный доступ к ККТ. Водители будут выдавать чек, отправлять его электронную форму в ФНС и на почту клиента, что соответствует требованиям налогового нововведения.

Выдача бланков строгой отчетности. Ранее это средство позволяло экономить уйму денег. На сегодняшний день, для формирования БСО также нужно задействовать специальную кассовую аппаратуру. Поэтому экономия не такая значительная, как у предыдущего способа.

Приобретение кассовых аппаратов на вторичном рынке. С одной стороны, это крайне выгодно. Ведь цена таких ККТ будет в 2-3 раза ниже. Однако стоит помнить, что никто не застрахован от брака. И зачастую на б/у рынке эта проблема встречается куда чаще, чем при покупке новой контрольно-кассовой техники. Также необходимо понимать, что эксплуатационный ресурс б/у онлайн-кассы ниже.